PROCEDURE OPERATIVE STANDARD per la valutazione delle sperimentazioni cliniche
Per Procedure Operative Standard (SOP) si intendono le modalità adottate dal Comitato Etico, per lo svolgimento delle attività di competenza relative alle sperimentazioni cliniche.
Tali procedure per la tutela dei soggetti in sperimentazione ed a garanzia della trasparenza delle decisioni sono pubblicate sul sito istituzionale del Comitato Etico.
Art.1 Area di competenza del Comitato Etico
Art.2 Convocazione delle riunioni
Art.3 Richiesta di parere
Art.4 Svolgimento delle riunioni
Art.5 Valutazione delle sperimentazioni
Art.6 Monitoraggio
Art.7 Funzioni della Segreteria Tecnico-Scientifica del Comitato Etico
Art.8 Archiviazione
Art. 9 Aspetti economici
Art.10 Riferimenti normativi ed aggiornamento periodico
Glossario
Art.1 Area di competenza del Comitato Etico TOP
Nell’ambito delle funzioni previste dal regolamento costitutivo per quanto attiene lo specifico ambito della sperimentazione clinica si definiscono le aree di competenza del Comitato Etico.
Il Comitato Etico esprime il suo parere in merito:
- alle sperimentazioni cliniche che valutano interventi farmacologici come previsto dal D.Lvo n.211 del 24.06.2003, dal D.M. del 17.12.2004, dal D.M. del 12.05.2006 e dalla D.G.R. Piemonte 78-4807 del 4/12/06;
- alle sperimentazioni cliniche che valutano dispositivi medici e diagnostici;
- ai protocolli che valutano l’adozione di nuove procedure sanitarie;
- ad ogni procedura che implica l’uso di tessuti umani a scopo scientifico;
- ai protocolli che prevedono l’uso terapeutico di medicinale sottoposto a sperimentazione clinica come definiti dal D.M. 08/05/03;
- agli studi osservazionali;
- alle sperimentazioni cliniche e studi osservazionali in medicina generale ed in pediatria di libera scelta. (D.M. 10 maggio 2001);
- alle raccolte dei dati, retrospettivi o prospettici, promosse da gruppi di sanitari, operanti nella singola struttura di appartenenza, nell’ambito dell’attività di verifica e miglioramento della qualità assistenziale ed inserite in progetti istituzionali, senza interventi di sponsor esterni;
- rilevazione di dati epidemiologici.
Art.2 Convocazione delle riunioni TOP
2.1 Il CE si riunisce di norma una volta al mese, e comunque ogni volta che se ne ravvisi la necessità, in ottemperanza alle esigenze imposte dalla normativa vigente. Il calendario, almeno semestrale, delle riunioni deve essere reso disponibile, unitamente alle date di scadenza per la presentazione delle richieste di parere;
2.2 L'iter procedurale delle domande di sperimentazione viene attivato quando siano pervenute la domanda dello sponsor e dello sperimentatore, unitamente a tutti i documenti previsti in base alla tipologia dello studio. Gli studi saranno inseriti nell’ordine del giorno solo dopo la verifica della completezza della documentazione presentata (DM 21.12.2007 e Determinazione AIFA 20.3.2008);
2.3 L’Ufficio di Segreteria predispone, su indicazione del presidente, l’ordine del giorno delle riunioni, in base al materiale pervenuto. Invia, non appena disponibile, tale materiale ai membri del comitato. Convoca i componenti del CE di norma almeno 5 giorni prima della seduta, anche a mezzo posta elettronica
2.4 Alla seduta del CE possono essere convocati i responsabili delle sperimentazioni o degli esperti qualificati per illustrare o chiarire i protocolli presentati, qualora se ne ravvisi la necessità
2.5 Nel caso di domande di sperimentazioni provenienti da sedi diverse da quella del CE saranno invitati a partecipare i rispettivi Direttori Sanitari e Direttori di S.C. Farmacia.
Art.3 Richiesta di parere TOP
3.1 La richiesta di autorizzazione a condurre la sperimentazione da parte del proponente la ricerca, va indirizzata al presidente del CE e inviata alla Segreteria del CE tramite la compilazione della documentazione prevista:
1.per gli studi clinici con farmaci
2.per gli studi clinici inerenti i Dispositivi medici - Procedure Chirurgiche e Diagnostiche
3.per uso terapeutico di medicinale sottoposto a sperimentazione clinica (D.M. 8.05.2003)
4.per gli studi osservazionali ed epidemiologici
secondo quanto riportato sul sito del CE http://www.comitatoeticonovara.it
3.2 Il proponente dovrà presentare la documentazione richiesta in due copie cartacee ed una in formato elettronico. Le copie cartacee ed elettroniche dovranno essere esattamente corrispondenti.
3.3 La segreteria del CE registrerà tutta la documentazione pervenuta, attribuendo una data e un numero di protocollo e controllando la completezza della richiesta.
Qualora la documentazione risulti mancante di qualche modulo o di informazioni necessarie il richiedente verrà informato sulla necessità di fornire gli opportuni chiarimenti prima dell’invio della stessa ai componenti del CE. Fino a che tali informazioni non verranno consegnate alla Segreteria la pratica rimarrà sospesa in attesa di valutazione. Le pratiche che dopo 4 mesi dalla richiesta di modifiche e/o integrazioni della documentazione non siano modificate e integrate in modo idoneo, saranno considerate non più valutabili ed occorrerà ripetere la richiesta di parere ex novo.
Una volta che la documentazione risulti completa la Segreteria individua il referente a cui affidare ogni protocollo di ricerca all’ordine del giorno, ed i componenti esperti a cui affidare, per competenza, specifiche sezioni della documentazione pervenuta.
Art.4 Svolgimento delle riunioni TOP
4.1 Il Presidente del CE, in apertura di seduta, accerta la presenza del quorum previsto dal regolamento e procede all'esame dell'ordine del giorno; invita i componenti a dichiarare eventuale conflitti di interessi in relazione alla sperimentazione in esame.
4.2 Verifica che nel corso della seduta permanga il numero legale dei componenti del Comitato Etico.
Art.5 Valutazione delle sperimentazioni TOP
5.1 Il CE esamina le richieste di parere ed esprime, all’unanimità o in mancanza di unanimità tramite voto palese, il parere motivato. Detto parere può essere formulato, in conformità alla vigente normativa:
- FAVOREVOLE
- NON FAVOREVOLE
- SOSPESO, in attesa di chiarimenti/integrazioni. Con la loro acquisizione si provvederà alla definitiva formulazione del parere nelle successive sedute di CE.
5.2 Qualora vengano a mancare le condizioni di cui all’art. 9 c.2 del D.Lgs 211/2003, richiamate dal’art. 9 del D.M. del 12.5.2006 il CE sospende i termini della valutazione.
5.3 Il Parere, per quanto riguarda protocolli di sperimentazione clinica di medicinali, deve essere espresso nei termini temporali previsti dagli artt. 6 e 7 del D.Lvo 211 del 24.06.2003.
5.4 Il CE può richiedere, qualora non sia chiamato a esprimere Parere Unico, la modifica della formulazione del consenso informato per i pazienti che accedono alle proprie strutture; in caso di richiesta di Parere Unico può richiedere modifiche all’intero protocollo di ricerca.
5.5 Il CE ha competenza a giudicare tutti gli aspetti del protocollo. Il Comitato Etico deve emettere il proprio parere prima dell’inizio di qualsiasi sperimentazione clinica in merito alla quale è stato interpellato.
5.6 Relativamente alla formulazione di pareri per gli studi gli studi sperimentali si fa riferimento al D.Lgs. 211 del 24.6.2003 ed al DM 21.12.2007.
5.7 Relativamente alla formulazione di pareri per gli studi osservazionali si fa riferimento alla determinazione AIFA del 20.3.2008 “Linee guida per la classificazione e conduzione degli studi osservazionale sui farmaci”.
Art.6 Monitoraggio TOP
6.1 Ciascun protocollo approvato sarà sottoposto a monitoraggio durante l’effettuazione della sperimentazione.
6.2 Per ottemperare agli obblighi di monitoraggio il CE richiede, prende visione e valuta la seguente documentazione, che deve essere inviata a cura dello sperimentatore e/o dal promotore/referente :
- la comunicazione dell’effettivo inizio dello studio;
- le relazioni periodiche (ogni 6 mesi per studi di durata annuale e una volta l’anno per studi di durata superiore all’anno) sullo stato di avanzamento della ricerca;
- tutti gli eventi avversi gravi e inattesi relativi al farmaco in studio, in ottemperanza al D.Lgs. 211/2003.
Si chiede, inoltre, allo sperimentatore di segnalare immediatamente al Comitato Etico tutti gli eventi avversi gravi e non gravi, attesi ed inattesi, verificatisi presso il proprio centro con il prodotto in sperimentazione, nell’ambito della sperimentazione approvata dal Comitato Etico.
- segnalazioni di eventuali criticità e problematiche presentatesi nel corso della sperimentazione e tali da interferire con la corretta conduzione della stessa;
- l’eventuale rinuncia o interruzione dello Studio con le relative motivazioni;
- la comunicazione della conclusione dello Studio e una relazione finale dettagliata sull’esito dello stesso.
6.3 Il Comitato Etico si riserva ogni ulteriore attività di verifica che ritenga necessaria.
Art.7 Funzioni della Segreteria Tecnico-Scientifica del Comitato Etico TOP
Nell’ambito della Segreteria devono essere precisamente distinte e adeguatamente attribuite le responsabilità scientifiche da quelle amministrative.
La Segreteria del Comitato Etico Interaziendale con sede presso l’Azienda Ospedaliero - Universitaria “Maggiore della Carità” di Novara è composta
- per le competenze scientifiche dalla Dott.ssa Alessia Pisterna
- per le competenze amministrative dalla Dott.ssa Raffaella Garone,
- la Segreteria è coadiuvata da personale di supporto, in particolare da un’unità di personale amministrativo individuato dall’Azienda Ospedaliera ospitante, da un farmacista borsista ed un’altra unità di personale amministrativo, finanziati con fondi diretti del CE.
7.1 L'Ufficio di Segreteria ha l'incarico di:
- ricevere le domande di parere (compilate secondo la modulistica appositamente preparata dal CE) e verificare che la documentazione allegata sia completa;
- registrare la data di arrivo e attribuire un numero di protocollo alle domande;
- inserire le domande considerate ammissibili nell'ordine del giorno della seduta del CE
- predisporre la convocazione della seduta del CE e curarne l'ordine del giorno su indicazione del Presidente;
- inviare la documentazione completa relativa ai protocolli, agli emendamenti e agli altri argomenti all’ordine del giorno (eventi avversi, comunicazioni, etc.);
- tenere rapporti informativi tra il CE, gli sperimentatori e gli sponsor;
- tenere l'archivio dei verbali delle sedute, nonché di ogni altro documento disponibile;
- conservare in archivio tutta la documentazione pervenuta a supporto di ogni singola sperimentazione per almeno tre anni dal termine della stessa;
- istituire e aggiornare il registro delle sperimentazioni in formato cartaceo e, possibilmente, in formato elettronico;
- inserire i dati richiesti nell’Osservatorio Nazionale delle Sperimentazioni Cliniche (OsSC);
- inviare informazione al Ministero della Salute dell’avvenuta autorizzazione alla sperimentazione, secondo quanto previsto dalla normativa vigente;
- predisporre l’elenco delle sperimentazioni da sottoporre a revisione annuale;
- rendicontare le proprie spese di gestione al Comitato Etico e all’ente istitutivo del CE;
- redigere una relazione annuale sull’attività svolta dal CE e dall’Ufficio di Segreteria;
- redigere il verbale della seduta
7.2 I pareri del CE vengono inviati, nei tempi previsti dalla normativa vigente, ai proponenti delle sperimentazioni, allo sponsor ed alle autorità competenti.
Art.8 Archiviazione TOP
8.1 Tutta la documentazione presentata al CE nonché tutta la corrispondenza relativa all’attività del CE sarà protocollata ed archiviata dalla Segreteria. In particolare, tale archiviazione includerà:
- L’atto costitutivo, i documenti storici, il regolamento e le procedure operative del CE;
- L’elenco di tutti i membri del comitato – quelli attuali e quelli che si sono succeduti – inclusa la loro qualifica e l’istituzione di appartenenza;
- Il registro delle sperimentazioni cliniche e dei pareri emessi;
- La modulistica preparata dal CE per l’ottimizzazione del lavoro del comitato stesso;
- Tutta la documentazione inviata dai richiedenti il parere;
- La corrispondenza con i richiedenti o con altre parti interessate;
- L’agenda di tutte le riunioni;
- I verbali di tutte le riunioni;
- Tutta la documentazione relativa ai monitoraggi, inclusi i rapporti periodici dello sperimentatore e la sintesi conclusiva dello studio;
- La documentazione relativa agli studi nonché quella relativa agli eventi avversi;
8.2 Tutta la documentazione relativa ai singoli studi viene conservata per almeno tre anni dal termine dello studio.
8.3 Lo statuto e le procedure operative sono pubblicamente disponibili e accessibili alle parti interessate sul sito http://www.comitatoeticonovara.it.
Tutta la documentazione è a disposizione delle Autorità Regolatorie.
Art. 9 Aspetti economici TOP
Per gli aspetti economici a carico dei promotori della sperimentazione ai fini dell’assolvimento dei compiti demandati al Comitato Etico si applica l’art. 6 del D.M. 12.5.2006 e le tariffe verranno determinate secondo le direttive e gli indirizzi regionali.
Art.10 Riferimenti normativi ed aggiornamento periodico TOP
10.1 Per quanto non espressamente previsto da queste procedure operative, si rimanda alle norme di legge. I principali riferimenti normativi sono disponibili sul sito dell’Agenzia Italiana del Farmaco (https://oss-sper-clin.agenziafarmaco.it/) e sul sito sito del CE http://www.comitatoeticonovara.it
10.2 Il Presidente, coadiuvato dal Vice-Presidente e da altri membri a ciò designati, predispone periodicamente una revisione delle procedure operative sopraesposte, affinché siano sempre conformi alle disposizioni di legge.
10.3 Le presenti procedure operative possono essere modificate con la maggioranza dei due terzi dei componenti del CE.
Approvate il 18 settembre 2008
GLOSSARIO TOP
- Sperimentazione clinica
- Sperimentazione clinica multicentrica
- Sperimentazione non interventistica (studio osservazionale)
- Studi no-profit e spontanei
- Medicinale sperimentale
- Promotori della Sperimentazione
- Sperimentatore
- Dossier per lo Sperimentatore
- Protocollo
- Soggetto
- Consenso Informato
- Comitato etico
- Ispezione
- Evento avverso
- Reazione avversa
- Evento avverso serio o reazione avversa seria
- Reazione avversa Inattesa
- Centro Collaboratore
- Autorità competente
Sperimentazione clinica Inizio Glossario
Qualsiasi studio sull’uomo finalizzato a scoprire o verificare gli effetti clinici, farmacologici e/o altri effetti farmacodinamici di uno o più medicinali sperimentali, e/o a individuare qualsiasi reazione avversa ad uno o più farmaci sperimentali, e/o a studiarne l’assorbimento, la distribuzione, il metabolismo e l’eliminazione, con l’obiettivo di accertarne la sicurezza e/o l’efficacia. Questa definizione include le sperimentazioni cliniche effettuate in un unico centro o in più centri, solo in Italia o anche in altri Stati membri dell’Unione Europea.
Sperimentazione clinica multicentrica Inizio Glossario
La sperimentazione clinica effettuata in base ad un unico protocollo in più di un centro e che pertanto viene eseguita da più sperimentatori; i centri in cui si effettua la sperimentazione possono essere ubicati solo in Italia, oppure anche in altri Stati dell’Unione europea e/o Paesi terzi.
Sperimentazione non interventistica (studio osservazionale) Inizio Glossario
Uno studio nel quale i medicinali sono prescritti secondo le indicazioni dell’autorizzazione all’immissione in commercio. L’assegnazione del paziente a una determinata strategia terapeutica non è decisa in anticipo da un protocollo di sperimentazione, ma rientra nella normale pratica clinica e la decisione di prescrivere il medicinale è del tutto indipendente da quella di includere il paziente nello studio. Ai pazienti non si applica nessuna procedura supplementare di diagnosi o monitoraggio e per l’analisi dei dati raccolti sono utilizzati metodi epidemiologici.
La tipologia degli studi osservazionali è la seguente:
- studi di coorte prospettici
- studi caso-controllo
- studi solo su casi (case cross-over e case series)
- studi trasversali
- studi di appropriatezza.
In ciascuno di questi studi possono essere presenti anche obiettivi di farmaco-economia.
Studi no-profit e spontanei Inizio Glossario
uno studio nel quale ovvero il promotore è una struttura o ente o istituzione pubblica o ad essa equiparata o fondazione o ente morale, di ricerca e/o sanitaria o associazione/società scientifica o di ricerca non a fini di lucro, finalizzato al miglioramento della pratica clinica quale parte integrante dell’assistenza sanitaria e non a fini industriali
Medicinale sperimentale Inizio Glossario
Una forma farmaceutica di un principio attivo o di un placebo saggiato come medicinale sperimentale o come controllo in una sperimentazione clinica compresi i prodotti che hanno già ottenuto un’autorizzazione di commercializzazione ma che sono utilizzati o preparati (secondo formula magistrale o confezionati) in forme diverse da quella autorizzata, o quando sono utilizzati per indicazioni non autorizzate o per ottenere ulteriori informazioni sulla forma autorizzata.
Promotori della Sperimentazione Inizio Glossario
Una persona, società, istituzione oppure un organismo che si assume la responsabilità di avviare, gestire e/o finanziare una sperimentazione clinica.
Sperimentatore Inizio Glossario
Un medico o un odontoiatra qualificato ai fini delle sperimentazioni, responsabile dell’esecuzione della sperimentazione clinica in un dato centro.
Se la sperimentazione è svolta da un gruppo di persone nello stesso centro, lo sperimentatore responsabile del gruppo è definito “sperimentatore principale”.
Dossier per lo Sperimentatore Inizio Glossario
La raccolta di dati clinici e non clinici sul medicinale o sui medicinali in fase di sperimentazione che sono pertinenti per lo studio dei medesimi nell’uomo.
Protocollo Inizio Glossario
Il documento in cui vengono descritti l’obiettivo o gli obiettivi, la progettazione, la metodologia, gli aspetti statistici e l’organizzazione della sperimentazione, il termine “protocollo” comprende il protocollo, le versioni successive e le modifiche dello stesso.
Soggetto Inizio Glossario
La persona che partecipa a una sperimentazione clinica, sia come destinataria del medicinale in sperimentazione sia come controllo.
Consenso Informato Inizio Glossario
La decisione di un soggetto candidato ad essere incluso in una sperimentazione, scritta, datata e firmata, presa spontaneamente, dopo esaustiva informazione circa la natura, il significato, le conseguenze ed i rischi della sperimentazione e dopo aver ricevuto la relativa documentazione appropriata. La decisione è espressa da un soggetto capace di dare il consenso, ovvero, qualora si tratti di una persona che non è in grado di farlo, dal suo rappresentante legale o da una autorità, persona o organismo nel rispetto delle disposizioni normative vigenti in materia. Se il soggetto non è in grado di scrivere, può in via eccezionale fornire un consenso orale alla presenza di almeno un testimone nel rispetto della normativa vigente.
Comitato etico Inizio Glossario
Un organismo indipendente, composto da personale sanitario e non, che ha la responsabilità di garantire la tutela dei diritti, della sicurezza e del benessere dei soggetti in sperimentazione e di fornire pubblica garanzia di tale tutela, esprimendo, ad esempio, un parere sul protocollo di sperimentazione, sull’idoneità degli sperimentatori, sulla adeguatezza delle strutture e sui metodi e documenti che verranno impiegati per informare i soggetti e per ottenerne il consenso informato.
Ispezione Inizio Glossario
Svolgimento da parte del Ministero della salute e/o di autorità regolatorie di
altri Stati di un controllo ufficiale dei documenti, delle strutture, delle registrazioni, dei sistemi per la garanzia di qualità e di qualsiasi altra risorsa che le predette autorità giudicano pertinenti. L’ispezione può svolgersi presso il centro di sperimentazione, presso le strutture del promotore della sperimentazione e/o presso le strutture di organizzazioni di ricerca a contratto, oppure in altri luoghi ritenuti appropriati da tali Autorità.
Evento avverso Inizio Glossario
Qualsiasi evento clinico dannoso che si manifesta in un paziente o in un soggetto coinvolto in una sperimentazione clinica cui è stato somministrato un medicinale, e che non ha necessariamente un rapporto causale con questo trattamento.
Reazione avversa Inizio Glossario
Qualsiasi reazione dannosa e indesiderata a un medicinale in fase di sperimentazione, a prescindere dalla dose somministrata.
Evento avverso serio o reazione avversa seria Inizio Glossario
Qualsiasi evento avverso o reazione avversa che, a prescindere dalla dose, ha esito nella morte o mette in pericolo la vita del soggetto, richiede un ricovero ospedaliero o prolunga una degenza in ospedale, o che determina invalidità o incapacità gravi o prolungate, o comporta un’anomalia congenita o un difetto alla nascita.
Reazione avversa Inattesa Inizio Glossario
Una reazione avversa di natura o gravità non prevedibili in base alle informazioni relative al prodotto ( per esempio a quelle riportate nel dossier per lo sperimentatore se il prodotto è in sperimentazione o, nel caso di un prodotto autorizzato, nella scheda delle caratteristiche del prodotto).
Centro Collaboratore Inizio Glossario
Centro ove non opera lo sperimentatore coordinatore, che partecipa ad una sperimentazione multicentrica.
Autorità competente Inizio Glossario
1) il direttore generale o il responsabile legale, ai sensi delle vigenti disposizioni normative, delle strutture sanitarie pubbliche o delle strutture equiparate a quelle pubbliche, come individuate con decreto del Ministro della salute, ove si svolge la sperimentazione clinica.
2) il Ministero della salute nei casi di cui:
a) al decreto del Ministro della salute previsto dal comma 5 dell’articolo 9;
b) ai medicinali elencati al comma 6 dell’articolo 9;
3) L'istituto superiore di sanità, nei casi di farmaci di nuova istituzione di cui al decreto del Presidente della Repubblica 21 settembre 2001, n.43.
